La facturation est une obligation qui incombe à toute entreprise, quel que soit son secteur d’activité. Elle permet de formaliser les transactions commerciales et garantit le bon suivi des paiements. Pour simplifier cette tâche, de plus en plus de structures ont décidé d’opter pour une solution à la fois efficace et économique : le logiciel de facturation ! Mais en quoi consiste exactement cet outil ? À qui s’adresse-t-il et quels bénéfices peut-il apporter ? Nous répondons à ces questions dans cet article !
Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?
Un logiciel de facturation, c’est un logiciel qui permet de créer, gérer et suivre l’ensemble des documents relatifs aux ventes comme :
- Les bons de commande ;
- Les devis ;
- Les factures ;
- …
Il centralise toutes les informations concernant vos clients ainsi que les produits ou services commercialisés et permet de générer des documents respectant les exigences légales. Pour rappel, chaque facture doit impérativement inclure les mentions obligatoires, suivre une numérotation continue et chronologique et être conservée pendant une durée minimale de 10 ans.
Ces logiciels intègrent généralement des fonctionnalités supplémentaires comme :
- Le calcul automatique de la TVA ;
- La génération de rapports financiers ;
- Le suivi des règlements et des retards de paiement ;
- L’intégration avec d’autres outils de gestion.
Par ailleurs, ces logiciels accessibles en ligne vous permettent de travailler depuis n’importe quel appareil connecté (téléphone, ordinateur…), à n’importe quel endroit et à tout moment.
En résumé, un logiciel de facturation facilite et sécurise la création de factures, tout en offrant une meilleure visibilité sur l’état financier de votre activité.
À quels types d’entreprises est-il destiné ?
Le logiciel de facturation convient tout autant aux auto-entrepreneurs, aux entrepreneurs individuels qu’aux sociétés.
Les auto-entrepreneurs et les entrepreneurs individuels recherchent avant tout un outil simple et rapide à prendre en main. Ils veulent pouvoir créer des devis et des factures en quelques minutes, s’assurer qu’ils respectent les mentions obligatoires et conserver un historique clair de leurs documents. En effet, ils apprécient de pouvoir centraliser toutes leurs données clients et suivre les paiements en temps réel. Ils recherchent un moyen de professionnaliser leurs factures et d’améliorer leur image auprès de leurs clients, tout en conservant une gestion autonome.
Les sociétés ont des besoins plus étendus. Elles souhaitent un outil capable de gérer un volume plus important de factures. La traçabilité, la fiabilité des données et la possibilité de collaborer à plusieurs sur un même dossier sont des critères essentiels. Elles attendent également des fonctionnalités avancées comme le suivi des relances, les reportings financiers et l’export des données.
Par conséquent, qu’il s’agisse d’un auto-entrepreneur ou d’une entreprise de taille plus importante, cet outil s’adapte aux besoins de chacun et contribue à rendre la facturation automatisée, plus simple et plus rapide.
Pourquoi utiliser un logiciel de facturation ?
Adopter un logiciel de facturation confère de nombreux avantages. Tout d’abord, il fait gagner du temps en automatisant la création des documents et en pré-remplissant les informations récurrentes. Plus besoin de saisir à chaque fois les coordonnées du client ou les détails des produits.
Ensuite, il réduit les risques d’erreurs grâce à des contrôles automatiques et à la mise à jour des données. C’est un gage de sérieux et de professionnalisme vis-à-vis des clients qui reçoivent alors des factures claires et précises.
L’archivage électronique des factures permet également de répondre aux obligations légales en matière de conservation des documents. D’ailleurs, la réglementation évolue : la généralisation de la facturation électronique va bientôt devenir obligatoire pour de nombreuses entreprises. Utiliser dès maintenant ce type de logiciel est donc un moyen concret de se préparer sereinement à ces nouvelles exigences et d’anticiper la transition.
